Google Sheetsで申請業務の進捗をリアルタイムに把握！承認フローを円滑にするシンプル進捗トラッカー
日々発生する申請業務は、その進捗が見えにくいという課題を抱えることがあります。書類が今どこにあるのか、誰の承認を待っているのか、承認はいつ完了するのかといった情報が不不透明なままだと、業務の停滞や手戻りが発生し、結果として全体の生産性を低下させる原因となり得ます。
この記事では、そのような申請業務の課題を解決するため、「Google Sheets 申請業務進捗管理テンプレート」の具体的な活用方法をご紹介します。このテンプレートを活用することで、申請状況を明確にし、承認フローを円滑に進める手助けとなるでしょう。
申請業務の進捗が見える化するメリット
申請業務の進捗を明確に管理することには、多くのメリットがあります。
- 現在の状況を一目で把握できます どの申請がどの段階にあるのか、誰の承認を待っているのかがシート上で確認できます。これにより、個別の状況確認の手間を削減できます。
- 承認フローの停滞を防ぎます 特定の承認段階で時間がかかっている場合、それを早期に発見し、適切なフォローアップを行うことが可能になります。
- タスクの抜け漏れを防止します 未処理の申請や、承認を忘れてしまっている申請を視覚的に把握できるため、対応の遅れや抜け漏れを防げます。
- 情報共有を円滑にします 関係者全員が最新の進捗状況を共有できるため、認識の齟齬が減り、コミュニケーションがスムーズになります。
これらのメリットは、日々の申請業務をより効率的でストレスフリーなものに変えることでしょう。
申請業務進捗管理テンプレートの基本的な使い方
このテンプレートは、Google Sheetsの基本的な機能を活用し、誰でも簡単に申請業務の進捗を管理できるように設計されています。
1. テンプレートの準備
まず、ダウンロードしたテンプレートをGoogle Sheetsで開きます。必要に応じて、シート名を「〇〇部署 申請管理」など、自身の業務に合わせた名前に変更してください。
2. 基本情報の入力項目
テンプレートには、申請の進捗を追跡するために必要な基本項目が設定されています。
| 項目名 | 説明 | 入力例 | | :--------- | :---------------------------------------- | :------------------------------------ | | 申請番号 | 各申請を識別するための一意の番号 | AP001、202405-001 | | 申請日 | 申請を提出した日付 | 2024/05/15 | | 申請者 | 申請を行った担当者の名前 | 山田 太郎 | | 申請内容 | 申請の具体的な内容や目的 | 消耗品購入申請、〇〇プロジェクト企画書承認 | | 承認者1 | 最初の承認者の名前 | 鈴木 課長 | | 承認日1 | 承認者1が承認した日付 | 2024/05/16 | | 承認者2 | 次の承認者の名前 | 佐藤 部長 | | 承認日2 | 承認者2が承認した日付 | 2024/05/17 | | ステータス | 申請の現在の状況を示す（ドロップダウン） | 申請中、承認済み、却下、差し戻し | | 備考 | 特記事項や補足情報 | 〇〇社からの見積取得済み |
これらの項目に沿って、新規の申請が発生するごとに情報を入力していきます。
3. ステータスの更新方法
「ステータス」の列は、ドロップダウンリストとして設定されています。申請の状況が変わるたびに、該当する行の「ステータス」セルをクリックし、「申請中」「承認済み」「却下」「差し戻し」などの選択肢から適切なものを選択してください。
ポイント：ドロップダウンリストのカスタマイズ もし、独自のステータス（例：保留中、確認待ちなど）を追加したい場合は、以下の手順で変更できます。 1. 「ステータス」列のいずれかのセルを選択します。 2. メニューバーの「データ」から「データの入力規則」を選択します。 3. 「条件」タブで「リストを直接指定」に現在の選択肢が表示されます。ここに新しいステータスを追加するか、既存のものを変更してください。複数の項目はカンマで区切ります。
4. フィルター機能で目的の申請を素早く検索
Google Sheetsのフィルター機能を活用すると、特定の条件を満たす申請をすぐに表示できます。 1. シートの任意のセルを選択し、メニューバーの「データ」から「フィルターを作成」をクリックします。 2. 各列のヘッダーに表示されるフィルターアイコンをクリックします。 3. 表示されるメニューから、確認したい項目（例：「ステータス」列で「申請中」のみを表示、「承認者1」列で「鈴木 課長」が担当する申請のみを表示など）にチェックを入れます。
これにより、「まだ承認されていない申請」や「特定の承認者が関わる申請」など、目的の情報を瞬時に絞り込むことが可能になります。
5. 条件付き書式で進捗状況を視覚的に強調
テンプレートには、特定の条件に基づいてセルの色を変更する「条件付き書式」を設定すると、視覚的に進捗状況を把握しやすくなります。例えば、「ステータス」が「申請中」の行を自動的に黄色でハイライト表示するなどの設定が考えられます。
設定例：未承認の申請を強調表示
1. シート全体（または進捗管理の対象範囲）を選択します。
2. メニューバーの「表示形式」から「条件付き書式」を選択します。
3. 「セルの書式設定の条件」で「カスタム数式」を選択し、例えば =F2="申請中" (F列がステータス列の場合) と入力します。
4. 「書式設定のスタイル」で背景色などを設定し、「完了」をクリックします。
このように設定することで、未処理の申請がひと目で分かり、優先順位付けや催促の判断に役立ちます。
活用事例と応用
このテンプレートは、基本的な申請管理だけでなく、いくつかの応用が可能です。
- 部署内での情報共有: テンプレートをGoogle Drive上で共有し、部署内の関係者全員がリアルタイムで申請状況を確認できるように設定します。閲覧権限や編集権限を適切に設定することで、情報の一貫性を保ちながら共同作業が可能です。
- 承認期限の設定と管理: 各承認フェーズに「承認期限」列を追加し、条件付き書式で期限が迫っている申請を赤く表示させることで、迅速な対応を促します。
- 完了済み申請のアーカイブ: 長期間が経過し、完全に完了した申請は、別のシートに移動させるか、特定の列に「アーカイブ済み」のステータスを設定してフィルターで非表示にすることで、シートの視認性を保ちます。
まとめ
Google Sheetsの「申請業務進捗管理テンプレート」は、日々の申請業務における「見えない」という課題を解決し、業務の効率化と透明性の向上に大きく貢献します。基本的な入力から、フィルター機能や条件付き書式を活用することで、申請状況をリアルタイムに把握し、承認フローをスムーズに管理することが可能になります。
ぜひこのテンプレートを活用して、現在の申請業務の課題を解決し、よりスムーズな業務運営を実現してください。
[テンプレートのダウンロードはこちらから]