Google Sheets 進捗テンプレート集

Google Sheetsで複数担当者の進捗をスマートに管理：共有と連携を強化するテンプレート

複数担当者の進捗管理を効率化するGoogle Sheetsの活用

複数のタスクが並行して進むプロジェクトでは、各担当者の進捗状況を正確に把握し、チーム全体で共有することが不可欠です。しかし、この共有作業が煩雑になったり、情報が散逸してしまったりする課題を感じることも少なくありません。例えば、誰がどのタスクを担当し、現在のステータスはどうなっているのか、期日はいつまでなのかといった情報をスムーズに確認できないと、全体の進捗が滞る原因にもなりかねません。

このような課題を解決するために、Google Sheetsを活用した進捗トラッカーが非常に有効です。本記事では、複数担当者のタスク進捗をスマートに管理し、チーム内の情報共有と連携を強化するためのGoogle Sheetsテンプレートとその具体的な使い方をご紹介します。

共有型進捗トラッカーテンプレートのメリット

ここでご紹介する共有型進捗トラッカーテンプレートは、以下のような点で皆様の業務をサポートします。

• タスクと担当者の明確化: 誰がどのタスクに取り組んでいるのか、一目で把握できます。タスクの重複や見落としを防ぎ、責任の所在を明確にします。
• リアルタイムな進捗共有: Google Sheetsはオンラインで複数人が同時に編集・閲覧できるため、常に最新の進捗状況をチームメンバー全員が確認できます。個別の報告を待つ手間が省けます。
• コミュニケーションの円滑化: 進捗状況が「見える化」されることで、次のアクションやサポートが必要なタスクが明確になります。これにより、必要なタイミングで具体的な議論や連携が促されます。
• 抜け漏れの防止と期日管理: タスクの一覧性とステータス、期日を明確にすることで、タスクの抜け漏れを防ぎ、期日に対する意識を高めることができます。
• 全体進捗の把握: 各タスクの進捗が一覧で確認できるため、プロジェクト全体の健全性を判断し、必要に応じて迅速な対応を計画できます。

テンプレートの基本的な使い方：ステップバイステップ

この共有型進捗トラッカーテンプレートは、以下の主要な項目で構成されています。

| 項目名 | 説明 | 入力例 | | :--------- | :---------------------------------------- | :------------------------------------- | | タスクID | 各タスクを識別するためのユニークな番号 | T-001 | | タスク名 | 担当者が行う具体的な作業内容 | 週次レポート作成 | | 担当者 | そのタスクを主として担当するメンバー名 | 山田 | | 期日 | タスクの完了を予定している日付 | 2023/10/27 | | ステータス | タスクの現在の状況 | 未着手、進行中、完了、一時停止、問題あり | | 進捗率 | タスクの完了度合いをパーセンテージで表示 | 50% | | 最終更新日 | タスクの情報が最後に更新された日付 | 2023/10/25 | | 備考 | タスクに関する補足情報や特記事項 | A社への確認が必要 |

1. タスク情報の入力

各タスクの情報を上記表の通りに入力していきます。

• タスクID、タスク名、担当者、期日、備考: これらは手動で直接入力します。特に期日は正確な日付形式で入力してください。
• ステータス: あらかじめ設定された選択肢（ドロップダウンリスト）から選びます。これにより、入力ミスを防ぎ、ステータス表記の統一を図ることができます。
  • ドロップダウンリストの作成方法:
    1. ステータスを入力したいセル（例: D2）を選択します。
    2. メニューバーの「データ」から「データの入力規則」を選択します。
    3. 「条件」で「リストを範囲で指定」または「リストを項目で指定」を選択し、「未着手,進行中,完了,一時停止,問題あり」のようにカンマ区切りで入力します。
    4. 「保存」をクリックします。
• 進捗率: 完了度合いに応じてパーセンテージ（例: 0%, 25%, 50%, 75%, 100%）を入力します。

2. 進捗状況の更新

タスクの進捗に合わせて、「ステータス」と「進捗率」の項目を随時更新します。例えば、作業を開始したらステータスを「未着手」から「進行中」へ変更し、作業が進んだら進捗率を更新します。

3. フィルター機能の活用

膨大なタスクの中から特定の情報を素早く見つけるために、フィルター機能が非常に役立ちます。

• フィルターの設定方法:
  1. シート全体（または項目名の行）を選択します。
  2. メニューバーの「データ」から「フィルターを作成」を選択します。
• フィルターの使用例:
  • 担当者別で絞り込み: 特定の担当者（例: 山田）が抱えているタスクのみを表示させたい場合に利用します。
  • ステータス別で絞り込み: 「問題あり」のタスクのみを表示し、早急な対応が必要なタスクを抽出します。
  • 期日順に並べ替え: 期日が近いタスクから優先的に表示することで、対応が必要なタスクを見つけやすくします。

4. 条件付き書式による視覚化（オプション）

期日が迫っているタスクや「問題あり」のステータスのタスクを自動的に色付けすることで、視覚的に注意を促すことができます。

• 期日が近いタスクの強調:
  1. 期日の列（例: C列全体）を選択します。
  2. メニューバーの「表示形式」から「条件付き書式」を選択します。
  3. 「セルの書式設定の条件」で「カスタム数式」を選択し、例えば「=AND(C2-TODAY()<=7,C2>=TODAY())」と入力します（今日から7日以内かつ今日以降の期日）。
  4. 書式設定スタイルで背景色や文字色を設定し、「完了」をクリックします。
• 「問題あり」ステータスの強調:
  1. ステータスの列（例: D列全体）を選択します。
  2. 「条件付き書式」で「テキストに次を含む」を選択し、「問題あり」と入力します。
  3. 注意を引く書式（例: 赤色の背景）を設定します。

活用事例と簡単な応用

• 週次ミーティングでの活用: 週次ミーティングの際に、この進捗トラッカーを画面共有しながら各タスクの状況を確認します。フィルター機能で「問題あり」のタスクや「期日が近い」タスクに絞り込んで議論を進めることで、効率的な会議運営が可能です。
• 新規プロジェクトの立ち上げ: プロジェクト開始時に、まずこのシートに全てのタスクと担当者、期日を洗い出して登録します。これにより、プロジェクトの全体像をチームで共有し、共通認識を持ってスタートできます。
• 個人タスク管理との連携: 各担当者が自身の個人タスク管理ツールを使っている場合でも、この共有型トラッカーを「チームへの報告ツール」として活用することで、個人の進捗をチーム全体で共有する際の負担を軽減できます。

まとめ

Google Sheetsを活用した共有型進捗トラッカーは、複数のタスクと担当者が関わるプロジェクトにおいて、情報共有の課題を解決し、チームの連携を強力にサポートします。本記事でご紹介したテンプレートの基本的な使い方やフィルター、条件付き書式などの機能を活用することで、煩雑だった進捗管理がよりスマートになり、タスクの抜け漏れや情報伝達のミスを大幅に削減できるでしょう。

ぜひ、このテンプレートをご自身のプロジェクトに適用し、効率的な進捗管理と円滑なチーム連携を実現してください。当サイトでは、他にも様々な目的に応じた進捗トラッカーテンプレートを提供しています。皆様の課題解決に役立つテンプレートがきっと見つかることでしょう。